By: drh. Helda Gadja

Perkembangan zaman yang semakin pesat menuntut setiap instansi dan organisasi untuk terus beradaptasi dan melakukan perubahan yang signifikan agar dapat tetap berjalan dengan efektif dan efisien. Begitu pula dengan bagian administrasi, sebagai salah satu kekuatan pendukung utama dalam sebuah instansi dan organisasi, memiliki peran yang sangat vital dalam menjaga kelancaran dan kesinambungan kerja.

Pegawai yang bertugas dalam bagian administrasi memiliki tanggung jawab yang besar dalam mengelola berbagai dokumen penting, mengatur jadwal, serta menangani berbagai urusan administratif lainnya. Oleh karena itu, peningkatan kapasitas pegawai bagian administrasi sangatlah penting untuk dilakukan guna menjaga kualitas dan efisiensi kerja.

Mengingat akan pentingnya peran dari petugas administrasi maka Balai Besar Pelatihan Peternakan (BBPP) Kupang mengadakan In House Training Peningkatan Kapasitas Petugas Administrasi pada Rabu, 27 Maret 2024.
Kegiatan tersebut menghadirkan narasumber dari LP3I Sri Hartati dan Fatmawati Fauzan Ramli, kegiatan ini diikuti oleh pegawai yang menangani administrasi di BBPP Kupang.

“Peningkatan kapasitas pegawai bagian administrasi dapat dilakukan melalui beberapa langkah yang perlu diperhatikan dan diimplementasikan dengan baik. Pertama, adalah pemahaman yang mendalam tentang tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh bagian administrasi. Dengan pemahaman yang baik, pegawai bagian administrasi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien”. Ujar Sri

Ditambahkannya bahwa diperlukan pengetahuan dan keterampilan yang memadai dalam mengelola dokumen, baik secara fisik maupun digital. Perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih menuntut pegawai bagian administrasi untuk terus mengikuti perkembangan dan memanfaatkan teknologi tersebut dalam proses kerja. Penguasaan teknologi informasi juga akan sangat membantu dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

“Selain itu, penting bagi pegawai bagian administrasi untuk menguasai berbagai keterampilan komunikasi dan interpersonal. Sebagai bagian yang berhubungan langsung dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal, kemampuan berkomunikasi yang baik sangat diperlukan guna menjaga hubungan yang harmonis dan memperlancar segala proses kerja”. Ujar Sri

Ditemui usai kegiatan, Kepala BBPP Kupang Dr. Ir. Yulia Asni Kurniawati menyampaikan bahwa peningkatan kapasitas pegawai bagian administrasi penting untuk dilakukan melalui pelatihan dan peningkatan keterampilan manajerial. Dengan demikian, pegawai bagian administrasi akan memiliki kemampuan untuk mengatur dan mengelola waktu, sumber daya, serta tugas-tugas yang diembannya dengan lebih baik dan terorganisir.
“Penting juga untuk terus mengembangkan kemampuan berpikir kreatif dan inovatif dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan. Dengan kemampuan ini, pegawai bagian administrasi dapat mencari solusi yang tepat dan efektif dalam menghadapi berbagai tantangan yang dihadapi”. Ujar Yulia

Ditambahkannya bahwa peningkatan kapasitas pegawai bagian administrasi tidak terlepas dari dukungan dan bimbingan yang kontinyu dari pihak manajemen dan atasan. Dukungan ini dapat berupa pengelolaan yang baik, pembinaan serta pembekalan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan. Dengan dukungan yang baik dari pihak manajemen, pegawai bagian administrasi akan semakin termotivasi untuk meningkatkan kualitas dan profesionalisme kerja.

“Yang tidak kalah penting, adalah menjaga motivasi dan semangat kerja pegawai bagian administrasi. Dengan semangat yang tinggi dan motivasi yang kuat, pegawai bagian administrasi akan lebih bersemangat dalam menjalankan tugas-tugasnya dan dapat memberikan kinerja yang lebih baik dan pelayanan yang prima. Saya sangat berharap dengan terselenggaranya kegiatan ini dapat menciptakan petugas administrasi yang berkualitas dan professional serta membawa dampak positif dalam kelancaran dan kesuksesan organisasi kerja”. Pungkas Yulia